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Ignatz Schels ist einer der besten Fachbuchautoren für Office-Applikationen (Excel, Windows, Access, VBA). Sein Know-How aus zahlreichen Seminaren und Projekten versteht er locker und unkompliziert zu vermitteln, seine Bücher sind regelmäßig auf den Bestsellerlisten.

ProjektMagazin

PM

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Das beste Online-Portal zu Themen rund um PM bietet nicht nur topaktuelle Artikel für Projektmanager sondern auch eine umfangreiche Sammlung an Excel-Tipps. Zu jedem Beitrag werden Übungsdaten und Lösungen zum Download mitgeliefert. Hier eine Übersicht über die Beiträge von Ignatz Schels und Ignaz Schels jun.

Schluss mit dem lästigen Copy-and-Paste von Projektdaten!

Um Daten für eine Excel-Auswertung zusammenzuführen, ist oft zeitaufwendige Klick-Arbeit notwendig – vor allem, wenn Sie Daten manuell übertragen müssen. Schneller gelingt das in vielen Fällen, wenn Sie die Datenabfrage automatisieren. Excel bietet zu diesem Zweck benutzerfreundliche Werkzeuge mit einem breiten Anwendungsspektrum an. Wie Sie diese effizient einsetzen, zeigt Ignaz Schels anhand von drei unterschiedlichen Beispielen. 

Mit diesen Spezialtechniken holen Sie aus Ihren Pivot-Tabellen

Pivot-Tabellen sind das mächtigste Werkzeug von Microsoft Excel, um Daten zu aggregieren, komprimieren und zu analysieren. Schon mit wenigen Mausklicks können Anwender standardisierte Pivot-Tabellen erstellen. Excel bietet jedoch noch. Ignatz Schels zeigt Ihnen Spezialtechniken, mit denen Sie die volle Leistungsfähigkeit dieses Werkzeugs für sich nutzbar machen.

Microsoft Excel – Wie verteilen sich die Projektphasen auf die einzelnen Monate?

Datum und Dauer z.B. eines Arbeitspakets sind wichtige Kennzahlen eines jeden Projektplans. Microsoft Excel stellt Ihnen für die Planung und Kalkulation zahlreiche Funktionen zur Verfügung – eine fehlt jedoch: Die Antwort auf die Frage, wie viele Tage einer Tätigkeit auf einen Monat fallen. Schnelle Abhilfe schafft Ignatz Schels ausgeklügelte Matrixformel.

Einfache Kosten- und Terminüberwachung in Excel  
Teil 1: Der Projektplan

Wenn es um PM-Software geht, ziehen viele Projektarbeiter das Tabellenkalkulations-Programm Microsoft Excel komplexen und damit schulungsintensiven PM-Systemen vor. Ignatz Schels zeigt Ihnen, wie Sie Excel für die Planung und Fortschrittskontrolle kleiner bis mittlerer Projekte verwenden können. In diesem ersten Beitrag der zweiteiligen Artikelserie erfahren Sie, wie Sie einen funktionellen Projektplan in Excel anlegen. Dieser bildet die Grundlage für die spätere Kosten- und Terminüberwachung.

Einfache Kosten- und Terminüberwachung in Excel 
Teil 2: Kostentrend- und Meilensteintrend-Analyse

Um die Kosten und Termine eines Projekts im Blick zu behalten, greifen viele Projektarbeiter gerne auf Microsoft Excel zurück. Im ersten Teil des Beitrags haben Sie bereits erfahren, wie Sie damit einen funktionalen Projektplan erstellen. Ignatz Schels zeigt Ihnen in diesem Beitrag des Zweiteilers, wie Sie aus dem Projektplan eine aussagekräftige Kostentrend- und Meilensteintrendanalyse erstellen – damit Sie Kosten und Fortschritt kleiner bis mittlerer Projekte stets im Blick haben.

So sortieren Sie in Excel gruppierte Datumswerte in einer PivotTable

PivotTables sind als Werkzeug für funktionelle Berichte ungemein praktisch. Mit wenigen Klicks können Sie z.B. eine umfangreiche Kostenaufstellung übersichtlich nach Monaten oder Quartalen gruppieren. Einziger Wermutstropfen: Die Datumswerte einer gruppierten Liste lassen sich nicht formatieren. Wer statt abgekürzter Monatsnamen (Jan, Feb, …, Dez) ein anderes Datumsformat wünscht – z.B. mit zusätzlicher Jahreszahl –, muss zu dem von Ignatz Schels gezeigten Trick greifen.

Excel-Listenelemente in Spalten transponieren

Daten für das Projektmanagement stammen oft aus externen Quellen, z.B. einem ERP-System, und sind für die Weiterberechnung nicht optimal angeordnet. Der Anwender benötigt die Daten z.B. in Spalten, während die Quelldaten in Zeilen stehen. Beim Versuch, eine solche Tabelle zu transponieren, stoßen die Bordmittel von Excel schnell an ihre Grenzen. Wesentlich universeller ist die von Ignatz Schels vorgestellte Lösung, die Listenelemente per Formel in Spalten transponiert.

Kampf den "Monsterformeln" in Excel

Unübersichtliche Formeln sind der Horror für Excel-Anwender. Sie sind schwer verständlich und ihre Ergebnisse kaum nachvollziehbar. Besser ist, sie schon beim Tabellenentwurf zu vermeiden, meint Ignatz Schels. Mit ein paar Tricks und dem richtigen Gebrauch von Bereichsnamen bringen Sie schnell Übersicht in den Formel-Dschungel.

Projektkalkulation leicht gemacht mit professioneller Excel-Vorlage

Zu den wichtigen Aufgaben zu Projektbeginn gehört die Kostenkalkulation. Bei kleinen und mittleren Projekten erfordert diese keine spezielle Software – eine einzige, übersichtlich nach Arbeitspaketen gegliederte Tabelle, z.B. in Microsoft Excel, reicht dafür aus. Der Projektleiter kann daraus alle anderen benötigten Sichtweisen für die Projektkalkulation erstellen, z.B. eine Zusammenstellung nach Kostenarten oder nach dem zeitlichen Verlauf der Projektkosten im Kostengang. Ignatz Schels beschreibt, wie Sie in Excel diese Aufgaben mit Hilfe von PivotTables und Charts lösen können und stellt eine vollständige Vorlage für die Kalkulation kleiner und mittlerer Projekte zur Verfügung.

Das Excel-Werkzeug "Tabelle" im Praxiseinsatz Teil 2: Tabellen konsolidieren mit ODBC und SQL

"Tabellen" und "strukturierte Verweise" sind hilfreiche Werkzeuge für die Datenanalyse in Excel. Welche Vorteile diese beiden Werkzeuge bieten, zeigt der erste Teil dieses Beitrags an praktischen Beispielen. Doch auch beim Einlesen externer Daten per ODBC sind Tabellen und strukturierte Verweise nützlich. In diesem zweiten und abschließenden Teil beschreibt Ignatz Schels, wie Sie Daten aus externen Quellen importieren, als Tabellen bearbeiten und mit strukturierten Verweisen analysieren können.

Das Excel-Werkzeug "Tabelle" im Praxiseinsatz Teil 1: Mit strukturierten Verweisen die Datenanalyse vereinfachen

Projektdaten, wie z.B. Termine, Arbeitspakete oder Kosten werden oft als Listen in Excel gepflegt, um sie bequem auswerten zu können. Ändert sich allerdings der Umfang einer solchen Liste, müssen zur Datenanalyse oft die Zellverweise von Formeln, Pivot-Tabellen und Diagrammen mühevoll von Hand an den neuen Zellbereich angepasst werden. Seit Version 2007 bietet Excel mit den "Tabellen" jedoch ein deutlich komfortableres Werkzeug. Ignatz Schels zeigt in diesem Beitrag, wie Sie mit Tabellen und strukturierten Verweisen arbeiten und welche Vorteile diese bei der Bearbeitung und Analyse der Daten bieten.

Excel-Projektdaten wirkungsvoll schützen Teil 1: Einfache Bordmittel benutzen

Wer eine Excel-Arbeitsmappe an Kollegen weitergibt, möchte meist nicht, dass die darin enthaltenen Daten und Formeln versehentlich überschrieben werden. Trotzdem sollte der Empfänger die Möglichkeit haben, die Mappe entsprechend den Vorgaben zu bearbeiten. Dieser erste Teil des Beitrags zeigt, welche Bordmittel Excel zum Schutz von Dateien, Arbeitsmappen und Tabellenblätter bietet und wie Sie diese in der Praxis einsetzen. Im zweiten Teil lesen Sie, welche fortgeschrittenen Techniken es darüber hinaus gibt, um Arbeitsmappen und Tabellen wirkungsvoll vor Fehlern zu schützen.

Excel-Projektdaten wirkungsvoll schützen Teil 2: Schutzfunktionen für Fortgeschrittene

Im ersten Teil haben Sie erfahren, mit welchen einfachen Bordmitteln sich Dateien, Arbeitsmappen und Tabellenblätter in Excel schützen lassen. Dieser zweite und abschließende Teil zeigt, welche fortgeschrittenen Techniken es darüber hinaus gibt, um Arbeitsmappen und Tabellen vor Fehlern zu schützen. Eine einfache, aber wirkungsvolle Alternative zu den bereits vorgestellten Werkzeugen bietet dabei u.a. die Datenüberprüfung. Damit können Sie mit Hilfe von benutzerdefinierten Formeln einzelne Bereiche eines Tabellenblatts schützen oder für ausgewählte Benutzer freigeben. Ignatz Schels stellt diese sowie weitere Vorgehensweisen vor und zeigt einige raffinierte Tricks. Eine Beispieldatei können Sie zusammen mit dem Artikel herunterladen.

Was-wäre-wenn-Analysen – Alle Szenarien auf einen Blick

Um ein gewünschtes Ziel zu erreichen, muss man geeignete Maßnahmen finden und diese passend miteinander kombinieren. Doch welche der möglichen Kombinationen erzielen den größten Nutzen? Bei der Beantwortung dieser Frage bietet Microsoft Excel wirksame Unterstützung: Mit der "Was-wäre-wenn-Analyse" mit Datentabelle lassen sich die Kennzahlen verschiedener Szenarien übersichtlich in einer Tabelle darstellen und so auf einen Blick vergleichen. An einem praktischen Beispiel zeigt Ignatz Schels, wie Sie dabei vorgehen. Die zugehörige Arbeitsmappe können Sie als Vorlage zusammen mit dem Artikel herunterladen.

Fortgeschrittene Techniken für Projektleiter Teil 3: Übersichten mit der Kamera-Funktion

In Excel sind Verknüpfungen zwischen Zellbereichen in unterschiedlichen Tabellenblättern zeitaufwendig und können Probleme verursachen, wenn sich Registernamen ändern oder die verknüpften Quellbereiche verschoben werden. Eine einfache, aber effektive Alternative zur Zellverknüpfung ist die Funktion "Kamera", die Ignatz Schels in diesem dritten und letzten Teil der Artikelfolge vorstellt. Kombiniert mit Matrixfunktionen, Formularwerkzeugen und berechneten Bereichsnamen lassen sich damit grafische Kennzahlencockpits und Übersichten erstellen, die völlig ohne Makros arbeiten.

Das automatische Drehfeld in Microsoft Excel

Trotz allem Komfort, den Microsoft Excel bietet, fehlt ein nützliches Feature: Ein Drehfeld am Zellrand, mit dem sich der Wert in der Zelle per Mausklick erhöhen oder verringern lässt. Das spart viel Zeit bei der Aktualisierung von Excel-Blättern mit großen Zahlenmengen, da sich die Werte alleine mit der Maus ändern lassen, ohne, dass Sie die Tastatur benutzen müssen. Ignatz Schels beschreibt, wie Sie diese Aktion auch ohne Programmierkenntnisse mit zwei kleinen Makros einfach umsetzen. Fortgeschrittene Techniken für Projektleiter 
Teil 2: Portfolio-Auswahl mit dynamischen Diagrammen Im zweiten Teil dieser Artikelfolge zeigt Ignatz Schels, wie Sie ein Projektcockpit erstellen, das einen bequemen Überblick überere Projekte ermöglicht. Sie erfahren u.a., wie Sie Matrixfunktionen einsetzen, um die Daten des ausgewählten Projekts in das Cockpit zu übertragen oder wie Sie dynamische Diagramme erstellen, deren Datenbereich sich automatisch anpasst.

Fortgeschrittene Techniken für Projektleiter Teil 1: Ein Projektplan mit Teamauswahl

Microsoft Excel ist ein leistungsfähiges Werkzeug, das nicht nur umfangreiche Kalkulationsmöglichkeiten, sondern auch zahlreiche nützliche Funktionen zur Datenaufbereitung und Benutzerführung bietet. In dieser Artikelfolge stellt Ignatz Schels Spezialtechniken vor, mit deren Hilfe Sie komfortable Excel-Vorlagen für Projektplanungs- und Auswertungsaufgaben erstellen können. Das hier vorgestellte Beispiel eines Projektplans mit Teamauswahl verbindetere Techniken miteinander. Ebenso gut können Sie diese Techniken jedoch auch unabhängig voneinander einsetzen und Ihre ganz individuellen Lösungen erstellen.

SWOT-Analyse mit Microsoft Excel

Die SWOT-Analyse ist in der strategischen Planung ein wichtiges Instrument für die Entscheidungsfindung. Bei der Auswertung der Analysedaten kann Microsoft Excel wertvolle Hilfe leisten. Der Anwender behält so selbst bei einer großen Datenmenge einen guten Überblick und kann komplexe Zusammenhänge zu einfachen Aussagen verdichten. Ignatz Schels stellt eine Excel-Lösung vor, in der die eigentliche SWOT-Analyse um eine strukturierte Bestimmung der Stärken und Schwächen erweitert wurde. Die Excel-Arbeitsmappe können Sie als Vorlage zusammen mit dem Artikel herunterladen. Mit wenigen Klicks einen Jahreskalender in Microsoft Excel erstellen Ein Kalender, der jedes Jahr erneut verwendet werden kann, lässt sich in Excel mit wenigen Formeln anlegen – z.B. für Jahresübersichten von Meilensteinen, Mitarbeiterverfügbarkeiten oder Zahlungsterminen. Ignatz Schels zeigt, wie Sie dazu am besten vorgehen.

Zeiterfassung mit Microsoft Excel 

Teil 1: So gestalten Sie Ihren Stundenzettel komfortabel

Viele Projektmitarbeiter schreiben ihre Arbeitszeiten in Microsoft Excel-Tabellen, da diese eine flexible Auswertung der persönlichen Projektarbeitszeiten ermöglichen. Ignatz Schels stellt in diesem mehrteiligen Beitrag eine praktische Microsoft Excel-Lösung vor, mit der sich Arbeitszeiten projektbezogen erfassen und auswerten lassen. Im ersten Teil erfahren Sie, wie Sie eine komfortable Monatstabelle aufbauen, mit der Mitarbeiter ihre Ist-Zeiten erfassen. Die Beispieldatei können Sie zusammen mit dem Artikel herunterladen.

Zeiterfassung mit Microsoft Excel 
Teil 2: Stundentabellen für Projektmitarbeiter automatisch erzeugen

Microsoft Excel-Tabellen ermöglichen es, persönliche Projektarbeitszeiten einfach zu erfassen und flexibel auszuwerten. Im zweiten Teil dieser Artikelfolge stellt Ignatz Schels eine Makrolösung vor, mit der sich individuelle Monatstabellen für Mitarbeiter automatisch und zeitsparend erzeugen lassen. Das Makro berücksichtigt dabei, welchen Projekten der jeweilige Mitarbeiter im ausgewählten Monat zugeordnet ist. Die einsatzbereite Microsoft Excelmappe können Sie mit dem Artikel herunterladen.

Zeiterfassung mit Microsoft Excel 
Teil 3: Tabellen zusammenfassen und auswerten

Mit Microsoft Excel können Sie Projektarbeitszeiten bequem erfassen und auswerten. In den ersten beiden Teilen dieser Artikelserie zeigte Ignatz Schels, wie Sie komfortable Stundenblätter mit Feiertags- und Kalenderwochenberechnung für Ihre Mitarbeiter erzeugen. In diesem dritten und letzten Teil erfahren Sie, wie Sie die Daten der Stundenblätter in einer zentralen Tabelle zusammenfassen und auswerten. Die fertige Lösung können Sie zusammen mit dem Artikel herunterladen.

Verteilte Excel-Daten mit ODBC zusammenführen

Wer Projekte plant, steuert und überwacht, hat in der Praxis mit vielen Daten zu tun und die sind nicht immer komfortabel in einigen wenigen Dateien untergebracht. Für die Auswertung müssen die Daten oft erst mühsam zusammenkopiert werden – eine Aufgaben, die sich mit Hilfe von ODBC (open database connectivity), einer von Microsoft entwickelten Datenbank-Schnittstelle, erheblich vereinfachen lässt. Ignatz Schels führt anhand eines praktischen Beispiels in die Arbeitstechniken von ODBC ein und zeigt, wie Sie damit Teilprojekt-Daten aus verschiedenen Arbeitsmappen in einer zentralen Projektübersicht zusammenführen können. Die Beispieldateien können Sie gemeinsam mit dem Artikel herunterladen.

Einfache Projektportfolio-Auswertung in Excel

Eine flexible Projektplanung bietet die Möglichkeit, Plandaten zu variieren und mit Alternativen zu arbeiten - eine wichtige Voraussetzung, um Risiken früh zu erkennen und abzuwehren. Standard-Projektmanagementsoftware ist für solche Aufgaben nicht immer optimal ausgerüstet, da der Fokus hier meist auf dem Vergleich zwischen "Plan" und "Ist" liegt. Mit Microsoft Excel lassen sich hingegen Planszenarien in allen Ausprägungen definieren. Ignatz Schels zeigt in seinem Beitrag, wie Sie mit Microsoft Excel ein Projektportfolio aufsetzen und dieses mit Formularelementen, Matrixfunktionen und anderen nützlichen Techniken analysieren und auswerten.

Komfortable Projektformulare mit Microsoft Excel erstellen

Ohne Formulare geht nichts im Projekt: Checklisten, Fragebögen, Besprechungsprotokolle und Statusberichte gehören zur Projektdokumentation wie Meilensteine und Strukturpläne. Da das Erstellen von Formularen nicht unbedingt zum Standard-Repertoire einer PM-Software gehört, weichen viele Anwender auf alternative Programme, wie z.B. Microsoft Excel aus, das über alle benötigten Werkzeuge verfügt. Ignatz Schels erklärt in diesem Beitrag, wie die Formularwerkzeuge in Microsoft Excel funktionieren und wie man sie benutzen kann, um komfortable Projektformulare zu erstellen. Alle Beispiele können Sie als Datei gemeinsam mit dem Artikel herunterladen.

Feiertage berechnen mit Microsoft Excel

Microsoft Excel bietet zahlreiche Funktionen zur Datums- und Zeitberechnung und ist damit hervorragend für Terminberechnungen aller Art geeignet. Einige dieser Funktionen können dabei sogar eine Liste mit Feiertagen berücksichtigen und diese als projektfreie Tage werten. Wer diese Liste nicht manuell erstellen möchte, indem er die Feiertage aus einem Kalender abtippt, erhält mit dem von Ignatz Schels vorgestellten Feiertagskalender eine universelle und leistungsfähige Lösung, die sogar die individuellen Regelungen der deutschen Bundesländer berücksichtigt. Die fertige Lösung können Sie zusammen mit dem Artikel herunterladen.

Profitipps zur Datums- und Zeitberechnung in Excel

Wer in Microsoft Excel die Dauer- und den Endtermin von Arbeitspaketen errechnen oder Meilensteine und Aufgaben im Überblick behalten möchte, kommt um das Thema Datums- und Zeitberechnung nicht herum. Das Prinzip dahinter ist zwar einfach, die Tücke steckt jedoch oft im Detail. Ignatz Schels erklärt in diesem Beitrag, wie Datums- und Zeitberechnung in Microsoft Excel funktionieren, welche Berechnungsfunktionen wichtig sind und wo die Stolpersteine liegen. Die Beispiele können Sie zusammen mit dem Artikel herunterladen.

 

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